Chuyển Word sang PDF trực tuyến và miễn phí

Chuyển Word thành PDF: chuyện gì thực sự xảy ra

Một tài liệu Word là bố cục sống: nó dồn lại khi gặp phông chữ khác, trình điều khiển máy in khác, hay phiên bản Word khác. Chuyển nó sang PDF là đóng băng trang giấy lại.

PDF giữ lại những gì: ngắt trang, liên kết và dấu trang

Phân trang là phần mà mọi trình chuyển đổi khác đều lặng thinh. Quy tắc ở đây là giữ nguyên ngắt trang gốc trong Word và không tự động dồn lại nội dung, nên một tiêu đề bắt đầu ở trang bốn trong Word thì cũng bắt đầu ở trang bốn trong PDF. Không có gì bị đẩy sang trang mới cho vừa ý bộ kết xuất.

Quanh đó, tệp mang theo văn bản, định dạng cơ bản, bố cục trang, hình ảnh, bảng biểu, cấu trúc đoạn và kiểu phông chữ trong phạm vi phông cho phép. Siêu liên kết sống sót dưới dạng chú thích liên kết PDF thật, và mục lục mà Word dựng từ kiểu tiêu đề vẫn nhảy đúng chỗ. Chính các kiểu đó cũng trở thành bảng dấu trang của PDF và thành thẻ trợ năng mà trình đọc màn hình đi theo, kèm hàng tiêu đề bảng và văn bản thay thế cho hình ảnh.

Vì sao PDF trông khác đi sau khi chuyển từ Word sang PDF

Gần như luôn là phông chữ. Tệp .docx lưu tên phông, không lưu chính phông đó, trừ khi bạn bật nhúng. Bộ kết xuất thay bằng phông gần giống nhất, bề rộng chữ đổi, dòng ngắt lại — đây là điều duy nhất còn có thể làm xê dịch một ngắt trang. Cách phòng: trong Word mở Tệp, Tùy chọn, Lưu rồi tích Nhúng phông chữ vào tệp. Ảnh chụp lớn bị giảm mẫu khi kết xuất, nên hãy dùng ảnh vector cho sơ đồ cần giữ nét.

Theo dõi Thay đổi, chú thích và văn bản ẩn

Đây là lỗi khiến người ta mất hợp đồng. Khi Hiển thị để Xem lại đang đặt ở Tất cả Đánh dấu, mọi phần chèn thêm và mọi bóng chú thích đều rơi vào PDF. Hãy chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi ở tab Xem lại, xóa các chú thích, rồi đặt Không Đánh dấu. Với tệp mật, chạy Tệp, Thông tin, Kiểm tra Tài liệu để bắt văn bản ẩn và các thuộc tính còn sót.

PDF của tôi trông sai: cần kiểm tra gì

• Chữ ngắt dòng lại hoặc một ngắt trang xê dịch: một phông chữ đã bị thay. Nhúng phông rồi chuyển đổi lại.
• Thấy dấu vết chỉnh sửa: chấp nhận các thay đổi, rồi đặt Không Đánh dấu.
• Mục lục không bấm được: dựng lại bằng Tham chiếu, Mục lục.
• Hình ảnh trông nhòe: ảnh gốc độ phân giải thấp hoặc bị phóng to.
• Tải lên bị từ chối: sai định dạng, vượt giới hạn của gói, tệp hỏng, hoặc có mật khẩu bảo vệ.
• Số trang sai: chọn tất cả, nhấn F9, rồi lưu.

Nếu một tài liệu không được phép tải lên bất cứ đâu, hãy xuất Word sang PDF ngay trong Word bằng Tệp, Lưu dưới dạng, PDF. Còn lại, tệp vừa chuyển xong có thể đi thẳng sang gộp hoặc nén, và chiều ngược lại là Chuyển PDF sang Word.