Chuyển Excel sang PDF trực tuyến và miễn phí

Điều gì xảy ra với một bảng tính rộng khi chuyển Excel thành PDF

Một bảng tính không có hình dạng của trang giấy: lưới chạy sang phải bao lâu bạn còn gõ, còn trang A4 thì dừng lại. Vì thế việc chuyển đổi từ Excel sang PDF luôn phải chọn một trong ba cách: thu nhỏ chữ của bạn, cắt bỏ những cột không vừa, hoặc đưa chúng sang trang khác. Gần như không ai nói rõ mình chọn cách nào, nên người dùng chỉ thấy bảng bị mất cột hoặc nhảy trang. Công cụ này tách trang.

Cái gì được giữ, cái gì chuyển trang và cái gì bị loại ra.

Vì sao các cột chạy ra ngoài trang, và chúng đi đâu

Công cụ đo chiều rộng thực của từng cột, cộng lại, và xếp đầy một trang cho tới khi cột tiếp theo không còn vừa. Phần còn lại mở một trang mới với đúng những hàng đó lặp lại bên cạnh, nên mọi bản ghi vẫn đọc ngang được. Con số thường rơi vào bốn đến sáu cột mỗi trang, nhưng đó không phải một số cố định. Tổng chiều rộng cột, cỡ chữ và khổ giấy quyết định, mặc định trên khổ A4. Mười cột ngày hẹp có thể vừa hết một trang; mười hai cột rộng có thể chiếm ba trang.

Cách xuất file Excel sang PDF trong 1 trang

Cách xuất Excel sang PDF gọn trong một trang bắt đầu từ thiết lập trang ngay trong bảng tính, nên hãy đặt trước khi tải lên. Trong Excel, mở Page Layout, rồi Page Setup. Chuyển hướng trang sang Landscape để có thêm khoảng 40 phần trăm chiều rộng, thu hẹp lề, rồi trong mục Scaling chọn Fit to 1 page wide. Thu gọn độ rộng cột hoặc ẩn các cột phụ cũng tạo thêm chỗ mà không phải thu nhỏ chữ. Bỏ qua hết thì việc tách trang tự diễn ra, và như thế an toàn hơn.

Nhiều sheet, sheet ẩn và sheet trống

Mọi sheet đang hiện đều vào cùng một file PDF, theo thứ tự tab, mỗi sheet bắt đầu ở trang riêng, nên hãy sắp thứ tự sheet trước. Sheet ẩn và sheet được bảo vệ bị loại ra, nên hãy bỏ ẩn những gì bạn muốn giữ. Sheet trống bị bỏ qua và không sinh ra trang nào, nên bạn không gặp trang trắng chèn giữa một bản báo cáo.

Bảng dài: hàng tiêu đề lặp lại và không hàng nào bị cắt đôi

Một bản xuất 5.000 hàng chảy xuống bao nhiêu trang cũng được, và chiều cao hàng không bị nén lại để nhồi thêm. Hàng tiêu đề của bạn, cùng mọi hàng đã cố định trong file gốc, lặp lại ở đầu mỗi trang của sheet đó. Không hàng nào bị cắt qua ranh giới trang: một hàng cao chứa chữ ngắt dòng sẽ bắt đầu nguyên vẹn ở trang sau.

Biểu đồ, ô đã gộp và định dạng số

Biểu đồ đến dưới dạng ảnh tĩnh. Chúng giữ được vẻ ngoài nhưng mất khả năng tương tác, và một sheet chỉ có biểu đồ mà không có ô nào sẽ thành đúng một trang. Ô đã gộp được làm phẳng thành dạng đọc được, và một ô trải qua ba cột không bao giờ bị chia qua ranh giới trang. Định dạng số vẫn còn, và đây chính là điều người ta muốn khi tìm cách chuyển Excel sang PDF giữ nguyên định dạng. Cột tiền tệ giữ ký hiệu và dấu phân cách, nên cột tiền đồng trên một hóa đơn VAT vẫn là cột tiền đồng và cột phần trăm trên một bảng điểm vẫn là phần trăm, còn ngày thì giữ đúng định dạng của bạn thay vì quay về một dãy số. Chữ đậm, cỡ chữ, màu chữ, màu nền ô, đường viền và căn chỉnh đều được mang theo.

Những gì được kiểm tra trước khi chuyển file Excel qua PDF

Bốn thứ được đọc từ file trước tiên. Định dạng phải là .xls, .xlsx hoặc .csv, mỗi lần một file. Dung lượng phải nằm trong giới hạn của bạn: 15 MB khi chưa đăng nhập, 30 MB với tài khoản miễn phí, tối đa 2 đến 4 GB với gói trả phí. Một file bị hỏng, không đọc được hoặc trống sẽ bị từ chối, và một file Excel có mật khẩu bảo vệ thì không mở được, nên hãy bỏ mật khẩu trên một bản sao trước.