Convertir Excel en PDF en ligne et gratuitement

Ce qui arrive à un tableau Excel trop large quand il devient un PDF

Un tableur n’a pas la forme d’une page. La grille continue vers la droite aussi longtemps que vous tapez, et une page A4 s’arrête. Tout convertisseur Excel vers PDF doit donc réduire le corps du texte, couper les colonnes qui dépassent, ou les reporter sur une autre page. Presque aucun ne dit lequel. Celui-ci les répartit.

Ce qui est conservé, ce qui se déplace et ce qui est laissé de côté.

Pourquoi vos colonnes dépassent de la page, et où elles vont

Le convertisseur mesure la largeur réelle de chaque colonne, les additionne, et remplit une page jusqu’à ce que la suivante ne tienne plus. Le reste ouvre une nouvelle page avec les mêmes lignes répétées à côté, si bien que chaque enregistrement se lit en travers. Cela donne entre quatre et six colonnes par page, mais ce n’est pas un nombre fixe. La largeur cumulée des colonnes, le corps du texte et le format de page en décident, en A4 par défaut. Dix colonnes de dates étroites peuvent tenir ensemble; douze colonnes larges peuvent prendre trois pages.

Comment mettre toutes les colonnes sur une seule page

La mise en page appartient au tableur: réglez-la avant d’importer. Dans Excel, ouvrez l’onglet Mise en page, puis le groupe Mettre à l’échelle. Passez l’orientation en Paysage pour gagner environ 40 pour cent de largeur, réduisez les marges, puis choisissez Ajuster à 1 page en largeur. Resserrer la largeur des colonnes ou masquer les colonnes de travail libère de la place sans réduire le corps du texte. Vous pouvez aussi ne rien régler: la répartition se fait pour vous, et c’est plus sûr.

Plusieurs feuilles, onglets masqués et onglets vides

Exporter Excel en PDF emmène tout le classeur: chaque feuille visible entre dans le même PDF, dans l’ordre des onglets, chacune commençant sur sa propre page. Rangez donc vos onglets d’abord. Les feuilles masquées et les onglets protégés sont laissés de côté: affichez ce que vous voulez garder. Les onglets vides sont ignorés et ne produisent aucune page, donc aucune page blanche ne vient s’ajouter au milieu d’un rapport.

Feuilles longues: les en-têtes se répètent et aucune ligne n’est coupée en deux

Un export de 5 000 lignes se déroule sur autant de pages qu’il en faut, et la hauteur des lignes n’est jamais comprimée pour en faire tenir davantage. Votre ligne d’en-tête, et toute ligne figée dans la source, se répètent en haut de chaque page de cet onglet. Aucune ligne n’est tranchée par un saut de page: une ligne haute de texte renvoyé à la ligne commence la page suivante en entier.

Graphiques, cellules fusionnées et format des nombres

Les graphiques arrivent en images fixes. Ils gardent leur apparence mais perdent leur fonction, et un onglet qui ne contient qu’un graphique et aucune cellule devient exactement une page. Les cellules fusionnées s’aplatissent en une forme lisible, et une cellule qui s’étend sur trois colonnes n’est jamais brisée par une fin de page. Le format des nombres survit, ce qui compte plus qu’il n’y paraît. Une devise garde son symbole et ses séparateurs, si bien que la colonne en euros d’une facture reste une colonne en euros et la colonne de TVA d’un devis reste un pourcentage, tandis que les dates gardent votre format au lieu de revenir à un numéro de série. Le gras, le corps, la couleur, le fond de cellule, les bordures et l’alignement sont reportés.

Ce qui est vérifié avant le début de la conversion

Quatre choses sont lues sur le fichier avant tout. Le format doit être .xls, .xlsx ou .csv, un fichier à la fois. La taille doit rester dans votre limite: 15 Mo en invité, 30 Mo avec un compte gratuit, jusqu’à 2 à 4 Go en formule payante. Un fichier endommagé, illisible ou vide est refusé, et un classeur protégé par mot de passe ne peut pas être ouvert: retirez d’abord le mot de passe sur une copie.