Convertir Excel a PDF en línea y gratis

Qué le pasa a una hoja de cálculo ancha cuando se convierte en PDF

Una hoja de cálculo no tiene forma de página. La cuadrícula sigue hacia la derecha mientras tú sigues escribiendo, y una página A4 se acaba. Así que cada convertidor encoge la letra, recorta las columnas que no caben o las lleva a otra página. Casi ninguno dice qué hace. Este las reparte.

Qué se conserva, qué se mueve y qué se queda fuera al pasar de Excel a PDF.

Por qué tus columnas se salen de la página, y a dónde van

El convertidor mide el ancho real de cada columna, suma esos anchos y llena una página hasta que la siguiente ya no entra. El resto arranca en una página nueva con las mismas filas repetidas al lado, así cada registro se lee completo. Eso da entre cuatro y seis columnas por página, pero no es un número fijo. Lo deciden el ancho acumulado de las columnas, el tamaño de la letra y el tamaño de página, en A4 por defecto y no en tamaño carta. Diez columnas de fecha estrechas pueden caber todas; doce anchas pueden ocupar tres páginas.

Cómo convertir Excel a PDF en una sola hoja

La configuración de página vive en la hoja de cálculo, así que déjala lista antes de subirla. En Excel abre Diseño de página, luego Configurar página. Cambia la orientación a Horizontal y ganas cerca de un 40 por ciento más de ancho, reduce los márgenes y luego, en Escala, elige Ajustar a 1 página de ancho. Reducir el ancho de las columnas u ocultar columnas de trabajo te da más espacio sin encoger la letra. Sáltate todo eso y el reparto se hace solo, que es más seguro.

Varias hojas, pestañas ocultas y pestañas vacías

Todas las hojas visibles van al mismo PDF, en el orden de las pestañas, y cada una empieza en su propia página, así que ordena tus pestañas primero. Las hojas ocultas y las pestañas protegidas se quedan fuera, así que muestra lo que quieras conservar. Las pestañas vacías se omiten y no generan ninguna página, así no te salen páginas en blanco rellenando el medio de un reporte.

Hojas largas: los encabezados se repiten y ninguna fila queda partida

Una exportación de 5000 filas baja por tantas páginas como necesite, y el alto de las filas nunca se comprime para meter más. Tu fila de encabezado, y las filas que inmovilizaste en el origen, se repiten arriba en cada página de esa pestaña. Ninguna fila se parte en un salto de página: una fila alta con texto ajustado empieza entera en la página siguiente.

Convertir Excel a PDF sin perder el formato: gráficos, celdas combinadas y números

Los gráficos llegan como imágenes fijas. Conservan cómo se ven pero pierden lo que hacen, y una pestaña con un gráfico y ninguna celda se vuelve exactamente una página. Las celdas combinadas se aplanan a una forma legible, y una que abarca tres columnas nunca se rompe en un salto de página. El formato de número se conserva, y eso importa más de lo que parece. La moneda mantiene su símbolo y sus separadores, así la columna en pesos de una factura sigue siendo una columna en pesos y la columna de porcentajes de una boleta de calificaciones sigue siendo un porcentaje, mientras que las fechas mantienen tu formato en lugar de volverse un número de serie. La negrita, el tamaño de la letra, el color, el relleno de celda, los bordes y la alineación pasan igual.

Qué se revisa antes de que empiece la conversión

Del archivo se leen cuatro cosas primero. El formato debe ser .xls, .xlsx o .csv, uno a la vez. El tamaño debe caber en tu límite: 15 MB como invitado, 30 MB con una cuenta gratuita, hasta 2 o 4 GB de pago. Un archivo dañado, ilegible o vacío se rechaza, y un libro protegido con contraseña no se puede abrir, así que quítale la contraseña a una copia primero.