แปลงไฟล์ Excel เป็น PDF ออนไลน์ ฟรี

เกิดอะไรขึ้นกับสเปรดชีตที่กว้างเมื่อกลายเป็น PDF

สเปรดชีตไม่ได้มีรูปร่างเป็นหน้ากระดาษ ตารางไหลไปทางขวาได้เรื่อย ๆ เท่าที่คุณพิมพ์ แต่หน้า A4 มีขอบจบ โปรแกรมแปลงทุกตัวจึงต้องเลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง ย่อตัวอักษรลง ตัดคอลัมน์ที่ไม่พอทิ้ง หรือยกไปไว้อีกหน้า แต่แทบไม่มีใครบอกว่าตัวเองทำแบบไหน โปรแกรมแปลงไฟล์ Excel เป็น PDF ตัวนี้เลือกแบ่งหน้า

อะไรอยู่ครบ อะไรย้ายที่ และอะไรไม่ถูกใส่มา

ทำไมคอลัมน์ถึงตกขอบหน้ากระดาษ และมันไปอยู่ที่ไหน

โปรแกรมวัดความกว้างจริงของทุกคอลัมน์ บวกรวมกัน แล้วเติมลงหน้าหนึ่งไปจนคอลัมน์ถัดไปไม่พอ ที่เหลือจึงขึ้นหน้าใหม่พร้อมแถวเดิมซ้ำอยู่ข้าง ๆ เพื่อให้อ่านข้อมูลแต่ละรายการต่อกันได้ครบ ผลที่ได้มักอยู่ที่สี่ถึงหกคอลัมน์ต่อหน้า แต่ไม่ใช่จำนวนคงที่ ความกว้างรวมของคอลัมน์ ขนาดตัวอักษร และขนาดหน้ากระดาษเป็นตัวตัดสิน โดยใช้ A4 เป็นค่าเริ่มต้น คอลัมน์วันที่แคบ ๆ สิบคอลัมน์อาจพอในหน้าเดียว ส่วนคอลัมน์กว้างสิบสองคอลัมน์อาจกินถึงสามหน้า

แปลงไฟล์ Excel เป็น PDF หน้าเดียว โดยไม่ต้องย่อตัวอักษร

การตั้งค่าหน้ากระดาษอยู่ในตัวสเปรดชีต จึงต้องตั้งก่อนอัปโหลด ใน Excel ให้เปิดแท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษแล้วไปที่ ตั้งค่าหน้ากระดาษเปลี่ยนการวางแนวเป็น แนวนอน จะได้ความกว้างเพิ่มราว 40 เปอร์เซ็นต์ ลดระยะขอบให้แคบลง แล้วในกลุ่ม ปรับพอดี ให้เลือก ความกว้าง 1 หน้าการบีบความกว้างคอลัมน์หรือซ่อนคอลัมน์ที่ใช้คำนวณก็ได้พื้นที่เพิ่มโดยไม่ต้องย่อตัวอักษร ถ้าไม่ทำอะไรเลย ระบบจะแบ่งหน้าให้เอง ซึ่งปลอดภัยกว่า

หลายแผ่นงาน แท็บที่ซ่อนไว้ และแท็บว่าง

แผ่นงานที่มองเห็นทุกแผ่นจะเข้าไปอยู่ในไฟล์ PDF เดียวกัน เรียงตามลำดับแท็บ และแต่ละแผ่นเริ่มที่หน้าใหม่ของตัวเอง จึงควรจัดลำดับแท็บก่อน ชีตที่ซ่อนไว้และแท็บที่ป้องกันไว้จะไม่ถูกใส่มา ถ้าอยากเก็บไว้ต้องยกเลิกการซ่อนก่อน แท็บว่างจะถูกข้ามและไม่สร้างหน้าใด ๆ เลย จึงไม่มีหน้าว่างมาแทรกกลางรายงาน

ตารางยาว หัวตารางซ้ำ และไม่มีแถวใดถูกผ่าครึ่ง

ไฟล์ 5,000 แถวจะไหลลงไปกี่หน้าก็ได้เท่าที่ต้องใช้ และความสูงแถวไม่ถูกบีบเพื่อยัดข้อมูลลงหน้าเดียวให้มากขึ้น แถวหัวตารางของคุณและแถวใดที่ตรึงไว้ในไฟล์ต้นทางจะซ้ำที่ด้านบนของทุกหน้าในแท็บนั้น ไม่มีแถวใดถูกหั่นคาบเส้นแบ่งหน้า แถวสูงที่มีข้อความตัดบรรทัดจะยกไปเริ่มหน้าถัดไปทั้งแถว

แผนภูมิ เซลล์ที่ผสานกัน และรูปแบบตัวเลข

แผนภูมิมาถึงในรูปภาพนิ่ง หน้าตายังเหมือนเดิมแต่กดเล่นกับข้อมูลไม่ได้ และแท็บที่มีแผนภูมิแต่ไม่มีเซลล์ข้อมูลจะได้หนึ่งหน้าพอดี เซลล์ที่ผสานกันจะคลี่ออกให้อ่านได้ และเซลล์ที่กินสามคอลัมน์ไม่เคยถูกหักคาบขอบหน้า รูปแบบตัวเลขยังอยู่ ซึ่งสำคัญกว่าที่คิด สกุลเงินยังมีสัญลักษณ์และตัวคั่นหลักเดิม คอลัมน์บาทในใบกำกับภาษีจึงยังเป็นคอลัมน์บาท และคอลัมน์เปอร์เซ็นต์ในตารางคะแนนก็ยังเป็นเปอร์เซ็นต์ ส่วนวันที่ยังคงรูปแบบที่คุณตั้งไว้ ไม่ย้อนกลับไปเป็นเลขลำดับ ตัวหนา ขนาดตัวอักษร สี สีพื้นเซลล์ เส้นขอบ และการจัดตำแหน่งก็ตามมาด้วย

ระบบตรวจอะไรก่อนเริ่มแปลง

มีสี่อย่างที่อ่านจากไฟล์ก่อน อย่างแรกคือ รูปแบบไฟล์ ต้องเป็น XLS, XLSX หรือ CSV ครั้งละหนึ่งไฟล์ ต่อมาคือ ขนาด ต้องอยู่ในโควตาของคุณ 15 MB สำหรับผู้ใช้ทั่วไป 30 MB เมื่อมีบัญชีฟรี และสูงสุด 2 ถึง 4 GB สำหรับแบบชำระเงิน ไฟล์ที่ เสียหาย อ่านไม่ได้ หรือว่างเปล่า จะถูกปฏิเสธ และสมุดงานที่ ป้องกันด้วยรหัสผ่าน จะเปิดไม่ได้ ให้ปลดรหัสผ่านออกจากไฟล์สำเนาก่อน