Convertire Excel in PDF online e gratis

Convertire da Excel a PDF: cosa succede a un foglio di calcolo largo

Un foglio di calcolo non ha la forma di una pagina. La griglia si allunga a destra fin dove continui a scrivere, e una pagina A4 finisce. Così ogni convertitore rimpicciolisce il testo, taglia le colonne che non entrano oppure le porta su un’altra pagina. Quasi nessuno dice quale delle tre. Questo le divide.

Cosa resta, cosa si sposta e cosa viene escluso.

Perché le colonne escono dalla pagina, e dove finiscono

Il convertitore misura la larghezza reale di ogni colonna, le somma e riempie una pagina finché la successiva non entra più. Le altre iniziano una pagina nuova con le stesse righe ripetute accanto, così ogni record si legge per intero. In genere vengono da quattro a sei colonne per pagina, ma non è un numero fisso: decidono la larghezza cumulativa delle colonne, la dimensione del carattere e il formato della pagina, su A4 per impostazione predefinita. Dieci colonne di date strette possono entrare tutte; dodici colonne larghe possono occuparne tre.

Convertire Excel in PDF mantenendo le colonne su una pagina sola

L’impostazione di pagina sta nel foglio di calcolo, quindi decidila prima di caricare. In Excel apri Layout di pagina, poi Imposta pagina. Porta l’orientamento su Orizzontale per circa il 40% di larghezza in più, riduci i margini, poi sotto Proporzioni scegli Adatta a 1 pagina di larghezza. Restringere la larghezza delle colonne, nascondere quelle di servizio o fissare un’Area di stampa guadagna spazio senza rimpicciolire il testo. Salta tutto e la divisione la facciamo noi, che è più sicuro.

Più fogli, fogli nascosti e schede vuote

Ogni foglio visibile finisce nello stesso PDF, nell’ordine delle schede, ciascuno all’inizio di una pagina sua: quindi metti in ordine le schede prima. I fogli nascosti e le schede protette restano fuori, perciò scopri quello che vuoi tenere. Le schede vuote vengono saltate e non producono alcuna pagina, così non trovi pagine bianche in mezzo a un report.

Fogli lunghi: le intestazioni si ripetono e nessuna riga viene spezzata

Un export da 5.000 righe scorre in basso per quante pagine gli servono, e l’altezza delle righe non viene mai compressa per farne stare di più. La tua riga di intestazione, e ogni riga bloccata nell’originale, si ripetono in alto su ogni pagina di quella scheda. Nessuna riga viene tagliata a metà da un’interruzione di pagina: una riga alta con il testo a capo inizia intera sulla pagina successiva.

Grafici, celle unite e formati numerici

I grafici arrivano come immagini statiche: mantengono l’aspetto ma perdono la funzione, e una scheda con un grafico e nessuna cella diventa esattamente una pagina. Le celle unite si appiattiscono in una forma leggibile, e una che occupa tre colonne non viene mai spezzata al confine di una pagina. La formattazione dei numeri sopravvive, e conta più di quanto sembri: la valuta mantiene simbolo e separatori, così la colonna in euro di una fattura resta una colonna in euro e la colonna dell’IVA resta una percentuale, mentre le date mantengono il tuo formato invece di tornare a un numero seriale. Grassetto, dimensione del carattere, colore, sfondo della cella, bordi e allineamento passano tutti.

Cosa viene controllato prima della conversione

Del file si controllano prima quattro cose. Il formato deve essere .xls, .xlsx o .csv, uno alla volta. La dimensione deve rientrare nel tuo limite: 15 MB da ospite, 30 MB con un account gratuito, fino a 2-4 GB a pagamento. Un file danneggiato, illeggibile o vuoto viene rifiutato, e una cartella di lavoro protetta da password non può essere aperta, quindi togli prima la password da una copia.