Converter Excel para PDF online e grátis

O que acontece com uma planilha larga quando ela vira PDF

Uma planilha não tem forma de página. A grade corre para a direita enquanto você digita, e uma folha A4 acaba. Então o caminho de planilha para PDF passa sempre por uma escolha: encolher a fonte, cortar as colunas que não cabem ou levá-las para outra página. Quase nenhum conversor diz qual. Este aqui divide. É por isso que converter planilha em PDF nunca é só trocar a extensão do arquivo.

O que se mantém, o que muda de lugar e o que fica de fora.

Por que as suas colunas passam da página, e para onde elas vão

O conversor mede a largura real de cada coluna, soma tudo e enche uma página até a próxima coluna não caber. O resto começa em uma página nova com as mesmas linhas repetidas ao lado, então cada registro continua legível na horizontal. Isso dá entre quatro e seis colunas por página, mas não é um número fixo. A largura acumulada das colunas, o tamanho da fonte e o tamanho da página decidem, em A4 por padrão. Dez colunas estreitas de data podem caber todas; doze largas podem levar três páginas.

Como colocar todas as colunas em uma página

A configuração de página fica na planilha, então ajuste antes de enviar. Vale o mesmo para salvar Excel em PDF pelo próprio programa. No Excel, abra Layout da Página, depois Configurar Página. Mude a orientação para Paisagem e ganhe cerca de 40 por cento mais largura, reduza as margens e, em Dimensionar, escolha Ajustar para 1 página de largura. Estreitar a largura das colunas ou ocultar colunas de apoio ganha mais espaço sem diminuir a fonte. Ignore tudo isso e a divisão acontece sozinha, o que é mais seguro.

Várias abas, abas ocultas e abas vazias

Cada aba visível entra no mesmo PDF, na ordem das abas, cada uma começando na sua própria página, então organize as abas primeiro. Planilhas ocultas e abas protegidas ficam de fora, então reexiba o que você quer manter. Abas vazias são ignoradas e não geram página nenhuma, então você não fica com páginas em branco no meio de um relatório.

Planilhas longas: o cabeçalho se repete e nenhuma linha é cortada no meio

Uma exportação de 5.000 linhas desce por quantas páginas precisar, e a altura das linhas nunca é comprimida para caber mais. A sua linha de cabeçalho, e qualquer linha congelada na origem, se repetem no topo de todas as páginas daquela aba. Nenhuma linha é fatiada por uma quebra de página: uma linha alta de texto quebrado começa inteira na página seguinte.

Gráficos, células mescladas e formatos de número

Os gráficos chegam como imagens estáticas. Eles mantêm a aparência, mas perdem o que fazem, e uma aba com um gráfico e nenhuma célula vira exatamente uma página. As células mescladas ficam achatadas em uma forma legível, e uma que ocupa três colunas nunca é quebrada por uma borda de página. A formatação de número sobrevive, e isso importa mais do que parece. A moeda mantém o símbolo e os separadores, então a coluna de reais de uma nota fiscal continua em reais e a coluna de porcentagem de um boletim continua em porcentagem, enquanto as datas mantêm o seu formato em vez de voltar a um número de série. Negrito, tamanho da fonte, cor, preenchimento da célula, bordas e alinhamento passam para o PDF.

O que é conferido antes de a conversão começar

Quatro coisas são lidas no arquivo antes de tudo. O formato precisa ser .xls, .xlsx ou .csv, um arquivo por vez. O tamanho precisa caber no seu limite: 15 MB como visitante, 30 MB com conta gratuita e de 2 a 4 GB nos planos pagos. Um arquivo danificado, ilegível ou vazio é recusado, e uma pasta de trabalho protegida por senha não pode ser aberta, então tire a senha de uma cópia primeiro.